Kırklareli’deki insanlarda her insan gibi hayatının büyük bir bölümünü okumak, dinlemek, yazmak, konuşmak gibi faaliyetlere ayırarak geçirmektedir. Yapılan araştırmalar da, iletişimin, iş yaşamında ve günlük yaşamda zamanın büyük bir kısmını aldığını ortaya koymaktadır. Bu nedenle görüşme sürecinde etkili bir şekilde, güvenilir veriler toplayabilmek için iletişim sürecini ve bu sürecin içinde ne gibi öğelerin olduğunu bilmek ve bunları özümsemek gerekmektedir.
İletişim süreci; diğer insanları ikna etmek, bilgilendirmek, yönetmek, eğlendirmek, bilgilenmek ve bilgilendirmek gibi amaçları içerebilir. İletişim çabası sonunda elde edilen ödül; ulaşılmak istenilen bir bilgi, takdir edilmek, övülmek şeklinde de olabilmektedir. Herhangi bir anda ve durumda iletişimde bulunulduğunda, hem geçmişteki yaşantılar, birikimler, başarılar, yanılgılar hem de gelecekten beklentiler ve umutlar devreye girer. İnsan belli durumlarda ve konularda belli bir biçimde, düşünmeye, konuşmaya ve davranmaya alışmıştır; bunlara alınan ya da alınamayan karşılıklar ve tepkiler sonraki iletişimlerin temelini oluşturur.
Kısaca, iletişim bilgi edinilmesini ve buna göre tepki geliştirilmesini sağlayan bir süreçtir. İletişim kuramları, iletişim sürecinin ve bu süreçte yer alan öğelerine ayrılabileceği, bu öğelerin ve bunlar arasındaki ilişkilerin incelenerek, işleyiş düzeninin kavranabileceği varsayımına dayanır.
Kaynak, iletişim sürecinde mesajı gönderen ve iletişim sürecini başlatan öğedir. Kaynak, algılama, seçme, düşünme, yorumlama süreçlerinde ürettiği anlamlı iletileri simgeler aracılığı ile gönderendir.
İleti (mesaj), bir kişinin diğer kişiye ya da bir grup insana iletmek istediği fikir, düşünce ya da duygunun sözlü ya da sözsüz biçimidir. Kaynağın duygu ve düşüncelerini konuşarak, yazarak jest ve mimikler eşliğinde aktardığı sözel, görsel bir ürün olarak da tanımlanabilir.
Kodlama, bilgilerin, düşüncelerin ve duyguların alıcı tarafından anlaşılmasına olanak tanıyacak şekilde iletime uygun hazır bir mesaja dönüştürülmesidir.
Kod açma, kaynak tarafından gönderilen mesajların, alıcı tarafından anlamlandırılması; bir diğer deyişle, iletiye yüklenen anlamın çözümlenmesi işlemidir.
Kanal (oluk), iletinin kodlandıktan sonra, kod açma sürecinin gerçekleştiği ana kadar izlediği yol kanal olarak adlandırılmaktadır.
Alıcı (hedef), kaynağın gönderdiği iletilerin hedefidir. Alıcı, konum itibarıyla tek bir kişi, kişiler, kurum ya da bir örgüt olabilmektedir.
Geri bildirim (yansıma), alıcının algıladığı ve yorumladığı iletilere, sözlü ve/veya sözsüz tepki verme sürecidir. Kaynak ve hedef arasındaki geriye bilgi akışı olarak tanımlanabilecek geri bildirim, mesajın alıcı tarafından anlaşılıp anlaşılmadığı, ne şekilde anlaşıldığı ve yorumlandığının kaynak tarafından bilinmesine olanak sağlar.
Gürültü, iletinin anlaşılması ya da iletilmesini engelleyen her şey olarak değerlendirilmektedir. İletişim sürecinde mesajın doğru ve etkin bir biçimde karşı tarafa aktarılmasını engelleyen unsurların tümü gürültü kavramı altında ele alınır.
Görüşmecinin iletişim sürecinin öğelerini bilmesi ve bu doğrultuda görüşme sürecini yapılandırması ona çeşitli üstünlükler sağlayacaktır.
İletişimi sadece tanım düzeyinde açıklamak iletişimin doğasını tam olarak anlamada yetersiz kalabilir. İletişimi daha detaylı olarak açıklayabilmek için iletişimi anlamamıza rehberlik edecek bazı ilkeleri göz önünde bulundurmak gerekmektedir.
İletişim diğerlerini içerir: Kişi, kendi öz saygısını ve nasıl bir insan olduğuna ilişkin inancını tabii ki kendisi belirler, ancak bunun yanında diğer insanların sizi sınıflandırdığı da bir gerçektir. Diğer insanlardan aldığımız olumlu, olumsuz ya da tarafsız iletiler kim olduğunuzu belirlemede önemli bir rol oynarlar.
İletişimin hem bir içeriği hem de ilişkili bir boyutu vardır: Tüm iletilerin bir içeriği bir de ilişkili boyutu vardır. Yani her iletinin bir düz anlamı bir de yan anlamı vardır denilebilir. İletiler, gerçek davranışın ne olması gerektiğini belirtir ve iletişim kuranlar arasında bir ilişki durumunu ortaya koyar.
İletişim karmaşık bir süreçtir: Bazılarına göre iletişim basitçe bir kaynaktan diğerine bilginin aktarılmasıdır.
İletişimin niceliği, iletişimin niteliğini arttırmaz: Kurduğumuz iletişimin miktarının artması daha doğru, daha iyi ve anlamları paylaşabildiğimiz etkili bir iletişim kurduğumuzun göstergesi olamaz. Fazla bilgi yanlış anlamalara neden olabilir, dinleme ve duygudaşlık becerilerini işe koşmayı zorlaştırabilir. İletişim laf kalabalığına dönüştüğünde, olumlu sonuçlara götürmez. Bu nedenle kurulan iletişimin niteliği daha önemlidir.
İletişim kaçınılmazdır, geriye döndürülemez ve tekrar edilemez: İletişim hayatımızın hemen hemen her anında gerçekleşmektedir. Hiç kimseyle iletişim kurmadığımız anlarda bile kendi kendimizle iç iletişim kurar, düşünür, hayal kurar, planlar yapar ve bizi çevreleyen dünyaya tepk
iler veririz.
